CRM dla firm instalacyjnych: fotowoltaika i pompy ciepła

Prowadzisz firmę instalacyjną — fotowoltaika, pompa ciepła albo obie technologie naraz — i masz od kilku do dwudziestu osób w zespole. Zapytania spływają z kilku źródeł jednocześnie: polecenia od klientów, reklama na Facebooku, portale i marketplace'y branży OZE, telefon. Część z nich ginie w skrzynce mailowej, część zostaje tylko w głowie handlowca. Oferty robicie w Wordzie, kopiując poprzednią i poprawiając ceny ręcznie, terminy wizji lokalnych trzyma w swoim kalendarzu jedna osoba, a po montażu nikt nie pilnuje, kiedy klientowi wypada przegląd gwarancyjny. Deks prowadzi cały ten proces — od pierwszego kontaktu po serwis po latach — w jednym miejscu, widocznym dla całego zespołu.

Proces sprzedaży instalacji w Deks

Sprzedaż instalacji PV czy pompy ciepła ma swój naturalny rytm, inny niż sprzedaż jednorazowej usługi — jest wizja lokalna, jest oferta z konkretną mocą i konfiguracją, jest montaż rozłożony na dni, a na końcu wieloletnia relacja serwisowa. Deks odwzorowuje ten rytm jako tablicę kanban z etapami, które sam nazywasz i ustawiasz — typowy układ dla instalatora wygląda tak:

Nowe zapytanie

Każde zapytanie — z formularza na stronie, telefonu, polecenia czy marketplace'u ofert PV — trafia na tablicę jako nowy lead z etykietą źródła. Nic nie ginie w prywatnej skrzynce mailowej ani w notatkach na telefonie handlowca; od razu widzisz, ile zapytań wpłynęło w tym tygodniu i skąd.

Kontakt

Handlowiec dzwoni lub pisze, ustala wstępnie potrzebę klienta — orientacyjną moc instalacji, budżet, termin decyzji. Jeśli lead stoi bez żadnego ruchu dłużej, niż sam ustalisz jako regułę — na przykład 3 dni — Deks przypomina o nim automatycznie, więc żadne zapytanie nie umiera tylko dlatego, że ktoś o nim zapomniał.

Wizja lokalna

Termin wizji trafia do wspólnego kalendarza zespołu, a nie do prywatnego kalendarza jednej osoby — widzisz obłożenie całej ekipy naraz i nie umawiasz dwóch wizji na tę samą godzinę w tej samej okolicy. Notatki z wizji — dach, orientacja, zacienienie, stan przyłącza — zapisujesz przy leadzie, więc trafiają razem z nim prosto do oferty.

Oferta

Na bazie notatek z wizji handlowiec przygotowuje ofertę w generatorze PDF, z numeracją i danymi Twojej firmy. Moc instalacji w kWp, typ dachu czy informacja o dofinansowaniu („Mój Prąd", „Czyste Powietrze") nie są gotowymi, wbudowanymi polami systemu — to pola niestandardowe, które konfigurujesz raz, pod swój proces sprzedaży, a potem wypełnia je każdy handlowiec przy każdym kolejnym leadzie.

Umowa

Po akceptacji oferty lead przechodzi do etapu umowy. Widzisz, ile ofert czeka na decyzję klienta i ile z nich faktycznie zamienia się w podpisany kontrakt — czyli znasz realny współczynnik konwersji z oferty na umowę, a nie tylko liczbę ofert, które ktoś wysłał.

Montaż

Ekipa montażowa dostaje termin z kalendarza zespołu, a status leadu zmienia się na „Montaż" — widzisz, ile instalacji jest właśnie w realizacji i czy któraś się opóźnia względem planu, zamiast dowiadywać się o tym z telefonu od zdenerwowanego klienta.

Serwis

Po zakończonym montażu lead nie znika z systemu — zostaje jako klient z pełną historią: ofertą, umową, zamówionymi produktami. To on jest podstawą przeglądów i serwisu, o czym więcej niżej.

Skąd przychodzą leady i które się opłacają

Branża OZE ma specyficzny miks źródeł zapytań: polecenia od zadowolonych klientów, reklama na Facebooku i w Google, marketplace'y i porównywarki ofert fotowoltaiki, telefon z ulotki albo targów branżowych. Każde z tych źródeł kosztuje inaczej i konwertuje inaczej — polecenie zwykle zamienia się w podpisaną umowę częściej niż lead z marketplace'u, ale marketplace potrafi dać większy wolumen zapytań w krótkim czasie.

Deks oznacza źródło przy każdym leadzie i pokazuje wykres konwersji per źródło — wiesz które źródło zarabia, a które tylko generuje ruch bez realnych umów na końcu. Zamiast zgadywać, gdzie zwiększyć budżet reklamowy w przyszłym kwartale, patrzysz na konkretne liczby: ile leadów z danego źródła wpłynęło, ile z nich dostało ofertę, ile skończyło się podpisaną umową.

Oferta PDF, która wygląda tak samo u każdego handlowca

Generator ofert korzysta z jednego szablonu z danymi Twojej firmy — logo, dane rejestrowe, warunki handlowe — więc klient dostaje ten sam poziom oferty niezależnie od tego, który handlowiec z zespołu ją przygotował. Znika kopiowanie starego pliku z Worda i ręczne poprawianie cen w kolejnej wersji.

Ceny w ofercie widoczne są netto i brutto, a stawka VAT ustawiana jest w samej ofercie — nie musisz pamiętać, żeby ją ręcznie przeliczać przy każdej nowej wycenie. Każda kolejna oferta dostaje numer automatycznie, więc masz porządek w numeracji nawet wtedy, gdy w tym samym tygodniu wysyła je trzech różnych handlowców.

Serwis i przeglądy po montażu

Instalacja fotowoltaiczna czy pompa ciepła wymaga okresowych przeglądów — rocznych albo dwuletnich, zależnie od producenta i warunków gwarancji. Bez systemu ten termin zależy od pamięci jednej osoby albo od arkusza, do którego od miesięcy nikt nie zagląda.

W Deks ustawiasz personalizowane powiadomienia cykliczne przy kliencie — na przykład przegląd za 12 miesięcy — i system przypomina o nim, zanim upłynie termin, zamiast czekać, aż klient sam zadzwoni, bo instalacja przestała działać poprawnie.

Historia klienta — wystawione oferty, podpisana umowa, zamówione produkty — zostaje w magazynie danych. Kiedy klient dzwoni po dwóch latach z pytaniem o gwarancję albo serwis, sprawdzasz to w kilka sekund, zamiast szukać w skrzynce mailowej sprzed dwóch lat.

Ile to kosztuje dla ekipy 5 osób

Wszystkie funkcje systemu są dostępne w każdym planie — płacisz wyłącznie za liczbę osób pracujących w systemie, nie za dodatkowe moduły. Przykład dla pięcioosobowej ekipy: plan Rozwój kosztuje 159 zł netto za użytkownika miesięcznie, czyli 5 × 159 zł = 795 zł netto miesięcznie za cały zespół — z możliwością do 5 procesów sprzedaży, jeśli chcesz osobno prowadzić fotowoltaikę i pompy ciepła.

Jeśli jesteś jednoosobową działalnością i sam prowadzisz sprzedaż, wystarczy plan Start — 69 zł netto miesięcznie za jedno konto, z jednym procesem sprzedaży, w którym mieści się i PV, i pompy ciepła.

Oba plany testujesz 14 dni bez podawania karty płatniczej i bez żadnych zobowiązań.

Pytania instalatorów

Czy mogę mieć osobny proces dla PV i pomp ciepła?

Tak, na planie Rozwój masz do 5 procesów sprzedaży — osobny dla fotowoltaiki i osobny dla pomp ciepła, każdy z własnymi etapami. Na planie Start masz 1 proces, więc oba typy instalacji prowadzisz w jednym pipeline.

Czy ekipa montażowa potrzebuje konta?

Nie musi. Płacisz za osoby, które faktycznie pracują w systemie — handlowców, osobę od ofert, kierownika. Monterzy, którzy tylko wykonują montaż i nie zaglądają do CRM, nie potrzebują konta i nie generują kosztu.

Czy działa na telefonie?

Tak — Deks działa w przeglądarce na telefonie, a jeśli chcesz mieć go jak osobną aplikację, możesz go zainstalować z przeglądarki: trafia na ekran główny i otwiera się na pełnym ekranie, bez paska adresu.

Czy przeniesiecie moje dane z Excela?

Tak. Migrację danych wyceniamy indywidualnie po rozmowie o tym, jak wygląda Twój arkusz i baza kontaktów — pełną kwotę znasz przed rozpoczęciem prac.

Zobacz też: jeśli szukasz rozwiązania bardziej uniwersalnego niż branża OZE, CRM dla małej firmy pokazuje ten sam proces na przykładzie lokalnych usług.